Sale konferencyjne blog - informacje i wyposażenie

Praktyczne i odpowiednio wyposażone sale konferencyjne to przydatna przestrzeń w wielu firmach. Nie tylko takich, które przyjmują klientów. Sale przydają się także podczas wewnętrznych spotkań, szkoleń oraz prezentacji. Dobór właściwego sprzętu pozwoli w pełni wykorzystać możliwości takiej przestrzeni. Dzięki temu przeprowadzone spotkania będą bardziej wydajne i zachęcające do kreatywnego rozwiązywania napotkanych w projektach przeszkód. Technologia oferuje praktyczne wsparcie i dodatkową motywację do rozwoju.

Systemy wideokonferencyjne

Sprzęt stanowi dzisiaj znaczne udogodnienie i wsparcie produktywności w wielu obszarach. Nie inaczej jest w przypadku spotkań biznesowych i współpracy zespołowej. Co powinno wchodzić w skład systemu sali konferencyjnej? Szczegóły zależą oczywiście od tego, jakie potrzeby ma nasza firma, jak liczny jest zespół i jakiego rodzaju są to specjaliści. Jednak niezależnie od tego, jak będziemy wykorzystywać salę, podstawą jest odpowiednio duży, dobrze wyeksponowany ekran. Można go ewentualnie zastąpić projektorem, jeśli mamy na to warunki. Ekran jest kluczowy. Umożliwi omawianie konkretnych danych. Nie tylko prezentacji z krótkimi hasłami, ale i poważniejszych dokumentów, jak tabele liczbowe czy szczegółowe zestawienia sprzedażowe. Warto zadbać o to, by sprzęt ten był odpowiednio widoczny i aby dysponował właściwą rozdzielczością i ostrością. To, co znajduje się na ekranie, musi być widoczne dla wszystkich osób na sali, niezależnie od tego, gdzie siedzą. 

Jeśli w naszej firmie często organizowane są spotkania online, zamiast korzystać z kamer w laptopach, możemy postawić na sprzęt lepszej jakości. Zewnętrzna kamera ułatwi komunikację z działami firmy z innych miast czy też kontrahentami. Dobra jakość połączenia pomoże nam budować wizerunek profesjonalistów. A skoro o nim mowa, w sali musi być dostęp do internetu.

Jeśli w pomieszczeniu są okna, zadbajmy o odpowiednie rolety lub żaluzje. To pomoże nam korzystać z ekranów w ciągu dnia. Potrzebujemy również sprzętu audio, takiego jak mikrofony i głośniki. Obecność tak wielu sprzętów wiąże się z okablowaniem. Tu powinniśmy kierować się przede wszystkim względami BHP i bezpieczeństwem pracowników. Dlatego unikajmy wszelkich wystających kabli, o które można się potknąć. Wybierzmy meble, w których łatwo można schować takie przewody. Solidny stół z takimi udogodnieniami to przecież główny mebel sali konferencyjnej. Z przewodami łączy się też kwestia gniazdek i przedłużaczy. Zadbajmy o ich wystarczającą liczbę, zwłaszcza, jeśli uczestnicy spotkań przychodzą ze swoimi laptopami. Wiele rozwiązań pozwala też zmniejszyć liczbę kabli. Połączmy biurowe sprzęty w sieci lub poprzez bluetooth. Ułatwi nam to przesyłanie plików i wspólną na nich pracę.

Skoro wspomnieliśmy już o stole, konieczne jest również zwrócenie uwagi na krzesła. Muszą oczywiście być wystarczająco wygodne. Tak, by po kilkudziesięciu minutach spotkania uczestnicy mogli się skupić na rozmowie, a nie na braku komfortu. Do sali można dorzucić dodatki, takie jak ścieralna tablica z mazakami czy automat z wodą. Unikajmy jednak sprzętów takich jak ekspres do kawy. Mimo ewidentnej przydatności będzie on zagłuszał rozmowy i prezentacje. Sala powinna być odcięta od wszelkich hałasów. Warto jednak zadbać o zaplecze gastronomiczne gdzieś obok, zwłaszcza przy długich spotkaniach.